給与明細を自動発行化してみた【ミャンマーオフショア】

EDIT BY たけ

ミャンマー法人の社員数が41名になりました。
ミャンマーは給料の支払いサイクルが早く、弊社も25日締め当月末払いでやっています。
（前月26日〜当月25日の稼働分を当月月末に支給）

ミャンマーでは結構一般的なのですが、経理の給与計算を考えると数日しか猶予がありません。
しかも、給料のことなので、計算を間違えると社員との間に溝ができてしまう可能性まであります。

そこで、ExcelのVBAを使って自動化してみました。

自動化のメリット

自動化のメリットは以下の3つです。

• 計算ミスがなくなる
• 生産性向上
• 運用費用がかからない

デメリットは特にないと思います。

計算ミスがなくなる

人力で作成していると、どうしても人的エラーが出てしまうことがあります。
自動化できる範囲を極力自動化することで、人的エラーの発生リスクを最小にすることができます。

生産性向上

私の会社で約40名分の給与明細を作成するのに半日くらいかかっていたものが、プロセスの大半を自動化したことにより1時間かからずに終わるようになりました。以前はさらにチェックした際のミスの修正なども発生していましたが、ミスはなくなったのでその時間はゼロになりました。
もっと人数が多い会社だと更に時間短縮が見込めると思います。

運用費用がかからない

日本では特に、便利なクラウドサービスもありますが、ミャンマーは前述したように締日が日本と違ったり、英語やミャンマー語の記述が入ったりでクラウドサービスが使いづらかったりもします。
ExcelのVBA（マクロ）だったら、Excelが使用できるパソコンだったらそれ以上のコストは発生しませんし、VBAに慣れた社員がいたら自由にカスタマイズもできるので「費用をかけずに」運用ができます。

どのようなものを作ったか

VBAとは、簡単にいうとExcelのマクロを動かすプログラムのことです。
あらかじめ操作をプログラムで指示しておくことにより、ボタンを1回押しただけで自動で操作を実行することができます。

私の会社で使用している給与明細のフォーマットは下記です。
Excelでサマリーのシートを1枚作るだけで、ボタンを1回押すと社員全員分の給与明細のPDFを自動で作成できるようにしました。

あとは給与明細のPDFを各社員に送るだけです。
Outlookと連携させ、メールを送付するところまで自動化することも可能です。

サマリーのシートは下記のようなものです。
こちらだけ経理社員が作成する必要がありますが、このシートにも関数を入れたりして出来るだけ時間がかからないようにしています。

現在のルーティン

私の会社では、現在は、25日の締日までに社員の勤怠状況によってサマリーシートを作成していき、
25日の翌営業日にサマリーシートを完成（作成した本人のチェック含めて数十分くらい）させ、管理者によるダブルチェック（10分くらい）をしてOKだったらマクロを実行して各社員に明細を送っています(5分くらい)。
トータルでも1時間もかからずに作業が完了できるようになりました。

おわりに

ExcelのVBA（マクロ）を使って経理作業の自動化を行うと、社員の生産性も向上しますし、ミスもなくなるので管理者のストレスも軽減できます（笑）
弊社は社員41名中、総務・経理・人事労務をまとめて1名の社員だけで対応していますが、作業をほとんど自動化しているので残業ゼロで1名で回せています。もし社員が退職して入れ替わることになったとしても、マニュアルも完備していて、管理者もやり方を把握しているので未経験の後任を採用しても引き継ぎも非常にスムーズにできます。

その角度から見ても自動化はおすすめなので、是非参考にしてみてください。
やり方がよくわからないなどありましたら、弊社の方で導入支援することもできますのでご興味がありましたらお問い合わせください。

他にも自動化している作業がたくさんあるので、次回またブログで綴ってみようと思います。